רשימות לקוחות, הסכמים מסחריים, תמחור, מידע על ספקים, שיטות עבודה, תוכניות עסקיות ומידע פנימי נוסף עשויים להיות בעלי ערך משמעותי, ולעתים אף להוות חלק מרכזי מן היתרון העסקי של החברה.
אולם די בכך שעובד אחד יבחר לעשות שימוש במידע שאליו נחשף במסגרת תפקידו לטובת אינטרס אישי, עסק מתחרה או פעילות עצמאית, כדי שהפגיעה בארגון תהיה משמעותית. הבעיה נעשית מורכבת עוד יותר כאשר החשד קיים, אך אין בידי החברה מידע שמאפשר להבין מה בדיוק התרחש, איזה מידע יצא מן הארגון ולמי הוא הועבר.
במקרים כאלה, פעולה מהירה היא חשובה, אך פעולה פזיזה עלולה לגרום לנזק. התמודדות נכונה עם חשד לגניבת מידע מחייבת בראש ובראשונה להבין מה ידוע, מה ניתן להוכיח וכיצד ניתן לבדוק את החשד מבלי לפגוע בהמשך הבירור.
לא כל גניבה מתוך העסק היא גניבה של כסף או ציוד
כאשר מדברים על גניבות מצד עובדים, הנטייה הטבעית היא לחשוב על כסף, מלאי או רכוש שנלקח מן העסק. בפועל, המידע שמוחזק בידי חברה עשוי להיות בעל ערך גדול לא פחות.
עובד שמכיר את רשימת הלקוחות ואת תנאי ההתקשרות עמם יכול לנסות להעביר אותם לעסק אחר. איש מכירות שמחזיק במידע על תמחור והצעות מסחריות עשוי להשתמש בו לטובת מתחרה. עובד בכיר יכול להיחשף לתוכניות עתידיות, קשרים עם ספקים, מידע פיננסי או תהליכים פנימיים שאינם מוכרים לגורמים מחוץ לחברה.
במקרים רבים הקושי איננו להבין שמשהו השתנה. הנהלת החברה כבר מבחינה בכך שלקוחות מסוימים מקבלים פניות מגורם מתחרה, שמידע פנימי הגיע למקום שבו לא היה אמור להימצא או שעובד מתנהל באופן שמעורר שאלות. הקושי האמיתי הוא להוכיח את הקשר.
אל תמהרו לחשוף בפני העובד את החשדות
תגובה אינסטינקטיבית של מנהל יכולה להיות לזמן את העובד לשיחה ולדרוש ממנו הסברים. לעתים זה יהיה הצעד המתאים, אך כאשר קיים חשד למעשה מתמשך או להעברת מידע, חשוב לשקול היטב את עיתוי הפעולה.
עובד שמבין כי הוא נמצא תחת בדיקה עשוי לשנות את התנהלותו. מידע עלול להיעלם, קשרים יכולים לעבור לערוצים אחרים ודפוס שהיה ניתן לבדוק קודם לכן עלול להיפסק באופן שמקשה להבין מה התרחש.
לכן, כאשר החשד משמעותי, נכון תחילה לבחון את המידע שכבר נמצא ברשות החברה ולהבין מה בדיוק רוצים לבדוק.
מה מעורר את החשד? האם מדובר באירוע חד פעמי או בהתנהלות שחוזרת על עצמה? מי היה חשוף למידע? האם המידע הגיע למתחרה, ללקוח או לגורם אחר? האם קיימת אינדיקציה לקשר בין העובד לבין אותו גורם?
ככל שהשאלות מוגדרות בצורה מדויקת יותר, ניתן לבנות בדיקה ממוקדת יותר.
חשוב להפריד בין חשד לבין ראיה
אחד האתגרים המרכזיים במקרים כאלה הוא שהנסיבות עשויות להיראות ברורות מאוד למעסיק, אך עדיין לא להספיק כדי לקבוע מה התרחש בפועל.
נניח שלקוח ותיק מודיע כי קיבל הצעה ממתחרה הכוללת תנאים הדומים מאוד להצעה פנימית של החברה. החשד בהחלט מובן. אבל כיצד הגיע המידע למתחרה? האם עובד העביר אותו? האם הלקוח עצמו העביר אותו? האם קיימת אפשרות אחרת?
דוגמה אחרת יכולה להיות עובד שעוזב את החברה, ולאחר זמן קצר מספר לקוחות מתחילים לעבוד עמו במסגרת חדשה. גם כאן יכול להתעורר חשד, אך עצם המעבר עדיין אינו מסביר כיצד נעשה שימוש במידע של העסק ומה בדיוק התרחש מאחורי הקלעים.
נאמר זאת כך: בדיקה מקצועית איננה אמורה לאשר מראש את מה שהמעסיק חושב. מטרתה לבדוק את העובדות.
במקרים רבים, גם המסקנה שהחשד הראשוני אינו נכון היא מידע בעל ערך עבור החברה, במיוחד לפני נקיטת צעדים כלפי עובד.
מתי נכון לשקול חקירה עסקית?
כאשר קיימות אינדיקציות ממשיות לכך שעובד מעביר מידע, פועל לטובת גורם מתחרה, גונב לקוחות או עושה שימוש בנכסי החברה לצרכיו האישיים, ניתן לשקול פנייה אל בלש פרטי המתמחה בחקירות עסקיות ובחקירות עובדים.
חקירה מסוג זה אינה מבוססת בהכרח על פעולה אחת. בהתאם לנסיבות, היא עשויה לכלול איסוף והצלבת מידע, עבודת שטח, מעקבים, בדיקת קשרים בין גורמים שונים ושילוב אנשי מקצוע מתחומים רלוונטיים.
לעתים דווקא החיבור בין מספר פרטים הוא שמאפשר להבין מה התרחש. קשר שנראה בתחילה מקרי, שינוי בהתנהלות של עובד, פנייה של לקוח או מידע שמגיע ממקור אחר יכולים לקבל משמעות אחרת כאשר בוחנים אותם כחלק מתמונה רחבה.
המטרה איננה לבצע כמה שיותר פעולות, אלא להבין אילו פעולות באמת עשויות לקדם את הבדיקה.
ומה אם החשד נוגע למידע דיגיטלי?
חלק גדול מן המידע העסקי נמצא כיום במחשבים, במערכות הארגון ובאמצעים דיגיטליים נוספים. לכן, חשד לגניבת מידע יכול להתעורר גם בעקבות מחיקה חריגה של חומרים, העתקת מידע, שימוש בלתי שגרתי במערכות או אירועים אחרים שמצריכים בדיקה מקצועית.
גם כאן חשוב שלא לפעול באופן עצמאי שעלול לשנות, למחוק או לפגוע במידע שייתכן שיהיה צורך לבחון בהמשך.
במקרים מסוימים ניתן יהיה להסתייע באנשי מקצוע מתחום המחשוב או החקירות הדיגיטליות, בהתאם לאופי האירוע ולמידע שקיים ברשות החברה.
הדרך הנכונה תלויה בנסיבות. לא כל חשד להוצאת מידע מהחברה הוא אירוע טכנולוגי, ולא כל אירוע טכנולוגי מחייב את אותו סוג של בדיקה. המטרה היא להבין מהו מקור החשד ולבחור את הכלים המתאימים בהתאם.
חשוב לחשוב גם על היום שאחרי הבדיקה
לפני שמתחילים בחקירה, כדאי להבין מה החברה מבקשת להשיג ממנה.
ייתכן שהמטרה היא לעצור זליגה של מידע. במקרה אחר החברה מבקשת להבין מי מעורב ומה היקף הפעילות. לעתים הממצאים מיועדים להעברה לעורכי הדין של החברה לצורך בחינת צעדים משפטיים, ולעתים מדובר בעיקר בצורך של ההנהלה לקבל החלטה מושכלת לגבי עובד או בעל תפקיד.
ההבחנה הזאת חשובה משום שהיא משפיעה גם על אופן ניהול החקירה ועל סוג המידע שיש לאסוף.
במקרים שבהם עשוי להיות לממצאים שימוש משפטי, נכון גם לערב את הגורמים המשפטיים המלווים את החברה ולוודא שהפעולות הננקטות נעשות במסגרת המותרת ומתוך מחשבה על השימוש העתידי במידע.
בחשד לגניבת מידע, הזמן חשוב אבל שיקול הדעת חשוב יותר
גניבת מידע מתוך עסק יכולה להתבצע לאורך זמן ולגרום לנזק שקשה להעריך בתחילת הדרך. מידע על לקוחות, ספקים, תמחור או פעילות עסקית יכול להמשיך לעבור גם כאשר הנהלת החברה עדיין נמצאת בשלב החשדות.
מצד שני, עצם קיומו של חשד אינו סיבה לפעול באופן בלתי מבוקר.
בפועל, הפעולה הנכונה היא לשמור על דיסקרטיות, לרכז את המידע שכבר קיים, להגדיר את השאלות המרכזיות ולהיעזר באנשי מקצוע כאשר נדרשת בדיקה שאינה יכולה להתבצע במסגרת ההתנהלות הרגילה של החברה.
כאשר החשד נוגע לפעילות מתוך הארגון עצמו, היכולת להגיע לעובדות מבלי לחשוף מוקדם מדי את עצם הבדיקה יכולה להיות משמעותית לא פחות מאיסוף המידע עצמו.