תוכנת ERP יכולה לחסוך לכם הרבה כאב ראש, להקטין אפשרות לטעויות של דברים שנופלים בין הכיסאות, ובעיקר - ארגון של כל העסק שלכם בצורה הרמונית ושליטה גבוה על כל מה שמתרחש בעסק שלכם מכל הבחינות שלו. אז בואו נתחיל:
מה זה ERP
ERP או בשמה העברי: "מערכת לתכנון משאבי הארגון" היא כשמה כן היא: מערכת שלמה המכילה בקרבה את כל התכונות והתנועות המתרחשות בעסק, ובעיקר - מסנכרנת אותם בהתאמה מלאה!
תארו לכם שכל המידע על הלידים ולקוחות שלכם מסונכרן ביחד עם המכירות בפועל, כולל בתוכו את כלל ההכנסות של העסק, מסונכרנות עם מלאי המוצרים במחסן, עם שמות העובדים וכח אדם, והמשכורות, וכל מה שעוד צריך לעסק - והכל בפלטפורמה אחת, שלא רק מקבצת את הנתונים לתוכה, אלא גם עושה מתמשקת עם מערכות נוספות - שולחת תשלומים למערכת סליקה, מקבלת תשלומים מלקוחות קצה ועוד ועוד.
כך היא ממש מערכת ERP שמאפשרת לבעל העסק לקבל שליטה מלאה בכל התחומים של העסק, בצורה מסונכרנת:
- שליטה על מלאי מחסנים.
- שליטה על הוספת והורדת כח אדם, הרשאות ופרטיהם.
- שליטה על פקודות הייצור ומהלכו במפעל\עסק.
- שליטה על מצב המכירות, מקמפיין השיווק, דרך הלידים ועד המכירות בפועל.
- שליטה על ניהול הרכש, הזמנות מספקים ותשלומים מתועדים.
- ובסיום - שליטה על ניהול תקציבים וקבלת דוחו"ת מפורטים שמצליחים לאחד את כל המידע העצום הזה לכדי תמונה אחת שלמה.
שני סוגים ERP
אחרי שהבנו מה זה ERP, נוכל להמשיך הלאה ולהבין שיש שתי אפשרויות להפעלת ולהטמעת ERP בחברה. הראשונה היה שהעסק קונה את המערכת מהחברה שמייצרת את התוכנה (כך עשו בצבא למשל), האפשרות השניה היא שימוש ב SAAS שמשמעותו היא שמערכת הERP לא נרכשת על ידי בעל העסק אלא נמצאת בענן וירטואלי, והעסק רק משלם תשלום חודשי קבוע על שימוש במערכת. דוגמא מצוינת לכך היא מערכת NETSUITE המצוינת שנותנת מענה בין לאומי, במספר שפות, גם בישראל, ביחד עם פתרונות לוקאלים, לכל מקום ומקום כפי צרכיו הייחודיים. כמובן שגם במקרה שמשתמשים בתוכנה לניהול הארגון על ענן, יש צורך בחברה ישראלית שתסייע לעסק שלכם להטמיע את המערכת בתוך הארגון שלכם, מבלי לאבד שום נתון חשוב שהיה קיים במערכת שלכם לפני שהיא עוברת לERP ומבלי לאבד שום נתון חשוב שהתרחש ומתחדש תוך כדי חודשי ההטמעה.
פעולות נוספות מקבילות
אחד הדברים החשובים שתכנת ERP אחראית עליהם היא כל הנושא הפיננסי. החל מתשלומים לספקים, תשלומי משכורות וחישוב הכנסות הוצאות ועוד. אולם ברור שלא כל דבר ניתן לעשות באופן ממוחשב, ויש צורך גם במגע אנושי בכמה מתחומים אלו. אחד התחומים החשובים שיהיה בהם מגע אנוש היא חשבות שכר. אם בעבר בעל העסק היה פשוט משלם משכורת לעובדיו ותו לא. הרי שכיום, בעקבות חוקים משתנים המחייבים את בעל העסק לשלם אחוזים שונים לכל עובד לקרנות השתלמות וגמל, הסכמי עבודה משתנים, חוקי מיסוי חדשים ופרטניים גורמים למערכת השכר להיות מורכבת יותר. מה עוד שלעובדים עצמם, אלו שמקבלים בסופו של דבר את תלוש המשכורת מאד חשוב שיהיה אוזן קשבת וצוות אנושי שייתן להם מענה אנושי, מתחשב ונעים בנושא הפיננסי שלהם, מה שיכול להשפיע רבות על שביעות רצונם של העובדים בעסק, וממילא על הזדהות עם העסק שמביאה לתפוקה גדולה יותר, הכנסות גדולות יותר לעסק, ועד רווחים חשובים לעסק ולאנשים שעומדים מאחוריו.