נסיעות עסקים מעבר לים כרוכות בהוצאה כלכלית לא מבוטלת, אך במקרים רבים יש לנו אפשרויות לחסוך (בממון ובזמן) ולתכנן אותן בצורה חכמה, כך שהזמן שאנחנו מבלים בה יאפשר לנו גם ליהנות. מזעור הוצאות הן נושא שדובר עליו רבות בזירה העסקית וגם צמצום הוצאות ומיקסום הזמן בנסיעות עבודה לחו"ל כלולות בנישה זו. לפניכם מספר עצות שימושיות.
- היה תייר: נכון שטיסה במחלקת עסקים היא כמעט תמיד נוחה יותר, אך אם אתם עומדים בפני שנה רוויית טיסות, אולי כדאי לחסוך קצת בכל פעם ולנסוע במחלקת תיירים. הסכום הקטן שתחסכו בכל פעם יתרגם לחסכון משמעותי בשורת ההוצאות הסופית שלכם בסיכום השנה.
- אספו מיילים: לא משנה באיזו חברה או חברות תעופה אתם טסים, תמיד מומלץ להירשם לתוכנית המיילים של החברה או ברית חברות התעופה אליה הן משתייכות ולאסוף מיילים. נכון שבתכניות ’נוסע מתמיד’ לוקח זמן להגיע לצבירת נקודות שתספיק לטובת כרטיס טיסה שלם, אך הדרך לשדרוגים או כרטיסים במחירים מוזלים יותר קצרה יותר. שווה לבדוק אם יש לכם אפשרות לצבור מיילים גם בשהייה במלונות, אלו יכולים להזניק את מצב הנקודות שלכם לשחקים.
- חשבו את השער: מומלץ לבחון את האפשרות לפתיחת חשבון מט״ח בצמוד לחשבון השקלי שלכם, מרבית הבנקים יאפשרו לכם לרכוש דולר ואירו, אבל גם פאונד בריטי וין יפני. החזקת חשבון במט״ח תאפשר לכם להשתמש בכרטיס האשראי לחיוב ישיר במטבע המקומי בעמלה נמוכה, או ללא עמלה כלל. בנוסף תוכלו למשוך את הכסף המזומן מכספומט מקומי במקום להחליף בשדה התעופה בשער פחות משתלם. לפני כל נסיעה ודאו עם הבנק וחברת כרטיס האשראי מה תנאי השימוש העומדים לרשותכם ביעד הקרוב, היות ואלו משתנים מדי פעם.
- תכננו את לוח הזמנים והמסלול: כדי למקסם את השהות העסקית שלכם בדקו האם יש באפשרותכם ליצור ימי פגישות מאורגנים, הן מבחינה גאוגרפית והן מבחינת הזמנים. זכרו להשאיר גמישות מסוימת כדי להתמודד במקרה הצורך עם עיכובים בתנועה או הזמנות לפגישות לא צפויות. אם יישאר לכם עדיין זמן פנוי, עברו לטיפ הבא.
- שכרו רכב: פעמים רבות אנחנו מוצאים שהגעה ברכב לפגישה נוחה לנו יותר – הרכב ממתין לנו במלון או הדירה בה אנו שוהים ולוקח אותנו עד למקום הפגישה. השכרת רכב בחו״ל היא אמנם הוצאה שיש לקחת בחשבון, אך בדומה לכרטיס הטיסה והשהות במלון, גם אותה ניתן לרשום כהוצאה מוכרת על חשבון העסק או החברה. לפני שאתם מתכננים לאן עוד תוכלו לנסוע או באיזה כפר ציורי תעברו בין הפגישות, אל תשכחו להשוות מחירים, כולל הפרשי מחירים בין איסוף מהשדה לעומת מרכז העיר, ובררו מה חשוב לדעת בנוגע לחוקי הנהיגה המקומיים.
- שוטטו: נסיעות עסקים הן לרוב לחוצות בזמן ובמרבית המקרים נמצא את עצמנו מבקרים במקומות שהלקוחות או השותפים העסקיים המקומיים שלנו לקחו אותנו אליהם או המליצו עליהם. לכן כמעט ולא נשאר לנו זמן להיות תיירים במובן הקלאסי. אם הצלחתם לארגן את הלו״ז שלכם כך שיש בו גם זמן פנוי, או אולי הארכתם את מועד הטיסה חזור ביום או יומיים, קראו קצת על עיר היעד שלכם וסמנו לעצמכם אתרים, מוזיאונים ומקומות אחרים שמעניין אתכם לבקר בהם. נסיעת עסקים מוצלחת יכולה להיות גם קצת חופשה.
- שיעור קצר באנתרופולוגיה: במסגרת הזמן הקצר העומד לרשותכם, השקיעו קצת בלימוד התרבות והמנהגים ביעד אליו אתם נוסעים. דגש מיוחד צריך להינתן על סגנונות משא ומתן, קוד הלבוש, העמדה בנוגע לדייקנות בזמנים, האם נהוג לתת מתנה ומה הדרך הנכונה לפנות לאנשים. כדאי לוודא אם בזמן הנסיעה המתוכננת ישנם חגים לאומיים או דתיים בעיר היעד וגם אם אין לכם זמן לכלום, מצאו את העת ללמוד את מה שצריך לדעת בנוגע למחוות ושפת גוף כדי להימנע מאי הבנות ומבוכות שעלולות לעלות לכם במחיר הנסיעה.
- משפטי מפתח: בהנחה ושפת האם של השותפים העסקיים שלכם אינה אנגלית, מומלץ לשקול שכירת מתרגם שילווה אתכם בפגישה. אם אתם עושים באופן קבוע עסקים עם מדינה זרה מסוימת, אולי מומלץ לשקול להקדיש זמן מסוים ללמוד את השפה, לפחות ברמה הבסיסית. ידיעת השפה תסייע לכם גם ברושם הראשוני, אך גם תקל עליכם בתקשורת עם נותני שירות אחרים.
- מטען יד: כדי לחסוך לכם זמן, להימנע מאובדן המזוודה ולהקל עליכם את החיים באופן כללי, למדו לארוז נכון. אם אין ברשותכם מזוודה העומדת בתקן של תא הנוסעים, זה הזמן להצטייד באחת. בחרו בגדים שמתאימים למזג האוויר ולפעילויות השונות שצפויות לכם, והשתדלו לבחור שילוב שיאפשר לכם לבלות ביום ובערב מבלי לסחוב עוד שתי תלבושות מלאות. אחרי שהכנתם את כל המלתחה שנראה לכם שאתם צריכים, חיתכו את הערימה בחצי, רוב הסיכויים שהכנתם הרבה יותר בגדים ממה שתלבשו באמת.
- בדקו רוחב פס: אנחנו אולי רגילים שאינטרנט אלחוטי הוא מוצר צריכה בסיסי אך לא בכל מקום זה כך. עשו מחקר קטן על רוחב הפס הממוצע בעיר, מה מציעים בבית המלון בו תשהו (רצוי גם לעבור על ביקורות המלון באתר Booking.com, שלעיתים מסגירות חסרונות כמו מהירות גלישה איטית), ועד כמה נפוצות רשתות אלחוטיות בשטחים ציבוריים. אם יש לכם אפשרות הצטיידו בכרטיס SIM נטען מקומי, הוא יוכל גם לשמש אתכם בנסיעות עתידיות.
נסיעת עסקים לחו"ל אינה חייבת להיות הוצאה שעלויותיה כמעט מבטלות את הרווח הצפוי מהפגישות בה, בהתנהלות נכונה ותכנון מראש ניתן למקסם את לוח הזמנים שלכם, למזער את העלויות ואולי גם לראות כמה אטרקציות על הדרך. בון וואייג’.