סקר של סימנטק מגלה כי למחצית מהארגונים אין תוכנית סדורה לשימור מידע ורשומות אלקטרוניים

סימנטק פרסמה את ממצאי סקר שימור וגילוי מידע שלה לשנת 2011 (2011 Information Retention and eDiscovery Survey), אשר בחן כיצד ארגונים מנהלים את הכמויות ההולכות וגדלות של מידע מאוחסן באופן אלקטרוני, ומתכוננים לאפשרות של בקשת eDiscovery מהרשויות. המושג eDiscovery מתייחס לגילוי בליטיגציה אזרחית העוסקת בחילופי מידע שנעשים בפורמט אלקטרוני.

הסקר, שנערך בקרב אנשי משפט ו- IT ב- 2000 ארגונים ברחבי העולם, מצא כי אימייל אינו המקור הראשי של רשומות שחברות חייבות לייצר, וחשוב עוד יותר: משיבים המשתמשים בתהליכים מסודרים לניהול רשומות ומידע נמצאים פחות בסיכון של סנקציות משפטיות או קנסות. "העובדה שאימייל כבר אינו המקור העיקרי של מידע עבור בקשות eDiscovery מהווה שינוי משמעותי ממה שהיה מקובל בשנים האחרונות", אומר שמוליק אנג’ל, מנכ"ל סימנטק ישראל. "הימים בהם המחלקה המשפטית פשוט מבקשת מה- IT להעביר אימיילים לתוך קלטות גיבוי, עברו וחלפו. היום יש יותר מדי מידע הנוצר ע"י מגוון רחב של מקורות. קריטי ששתי מחלקות אלה יעבדו יחד לפיתוח והטמעת מדיניות שימור מידע יעילה."

כאשר נשאלו איזה סוגי מסמכים הנם החלק הנפוץ ביותר של בקשת eDiscovery, המשיבים בחרות בקבצים ומסמכים (67%) ונתוני מסדי נתונים או יישומים (61%) לפני אימיילים (58%).

כהוכחה לעד כמה חייבות חברות להיות מוכנות לייצר מידע מתוך מקורות רבים, ציינו יותר ממחצית המשיבים קבצי SharePoint (51%), וכמעט מחציתם ציינו מסרים מיידיים והודעות טקסט (44%) ומדיה חברתית (41%).

הסקר גילה הבדלים משמעותיים בנהלי שימור מידע בקרב ארגונים. חברות המשתמשות בנהלים מומלצים, כמו אוטומציית המיקום של חומרים משפטיים, וממנפות כלי ארכוב במקום להסתמך על גיבויים, מצליחות משמעותית טוב יותר כאשר מדובר במענה לבקשת eDiscovery. חברות אלה צפויות ב- 81% יותר להיות בעלות תוכנית שימור רשמית; 63% צפויות למכן חומרים משפטיים ו- 50% צפויות להשתמש בכלי ארכוב רשמי. הטמעת נהלים אלה מתורגמת לזמן תגובה מהיר יותר ב- 64%, עם שעור הצלחה גדול פי 2.3 בתגובה לבקשת eDiscovery.

בהתאם לכך, חברות אלה צפויות הרבה פחות לסבול מהשלכות שליליות מאשר חברות שאין להן מדיניות שימור מידע רשמית. נתונים נוספים לגבי חברות שעושות שימוש בנהלי שימור מידע מומלצים:

• 78% פחות צפויות לסנקציות מבתי משפט

• 47% פחות צפיות להגיע למצב של תביעה משפטית

• 20% פחות צפויות לקנסות

• 48% פחות צפויות לחשוף יותר מדי מידע המוביל למצב של תביעה נגדן

על אף הסיכונים, הסקר גילה כי לכמחצית מהמשיבים אין תוכנית שימור מידע בפעולה. 30% רק דנים כיצד לעשות זאת, ול- 14% אין כל תוכנית לעשות זאת.

כאשר נשאלו מדוע, משיבים ציינו כמה סיבות עיקריות: חוסר צורך (41%); עלות גבוהה מדי (38%); אף אחד בארגון לא הוסמך לכך (27%); חוסר זמן (26%); וחוסר מומחיות (21%).