שני האישורים המרכזיים ביותר שכל ספק נדרש להציג הם אישור ניהול ספרים ואישור ניכוי מס במקור. מסמכים אלו הם תעודת הזהות הפיסקאלית של העסק, והם אלו שקובעים האם וכמה כסף ינוכה מהכנסות העסק עוד לפני שהן יגיעו לחשבון הבנק שלו.
אינטגרציה מלאה: מהבירוקרטיה לסגירת העסקה
היכולת לשלב בין הדרישות הרגולטוריות של אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור לבין תהליכי המכירה המודרניים היא הלב הפועם של עסק יעיל. כאשר ספק שולח ללקוח הצעת מחיר דיגיטלית, הוא יכול לצרף אליה באופן מובנה טופס מקוון לאיסוף פרטי ספק, הכולל את כל אישורי המס הנדרשים. ברגע שהלקוח מאשר את ההתקשרות באמצעות חתימה ירוקה, נוצר רצף עבודה דיגיטלי נקי מניירת, שבו כל המידע – החל מהמחיר המוסכם ועד לאחוזי המס שיש לנכות – מתועד ונשמר במערכת באופן מאובטח. סנכרון זה לא רק חוסך זמן יקר ומונע טעויות אנוש בהנהלת החשבונות, אלא גם מעניק לעסק חזות טכנולוגית מתקדמת המשרה ביטחון מלא אצל הלקוחות והשותפים העסקיים כאחד.
מהו אישור ניהול ספרים?
אישור ניהול ספרים הוא אסמכתא רשמית מרשות המיסים המעידה על כך שהעסק מנהל את רישומיו החשבונאיים (חשבוניות, קבלות, ספר תקבולים ותשלומים וכו’) בהתאם לתקנות. זהו אישור על תקינות דיווחית. ללא אישור זה, גופים מוסדיים וחברות רבות לא יוכלו להתקשר עם העסק, שכן הם מחויבים על פי חוק לוודא שהספקים שלהם עומדים בדרישות החוק.
ניכוי מס במקור: השליטה בתזרים המזומנים
המושג ניכוי מס במקור מתייחס לחובה של המשלם (הלקוח) לנכות אחוז מסוים מהתשלום עבור השירות ולהעבירו ישירות למס הכנסה על חשבון המס של הספק.
- ללא אישור בתוקף: המשלם מחויב לנכות את שיעור המקסימום (בדרך כלל 30%).
- עם אישור תקין: ניתן לקבל פטור מלא (0%) או שיעור מופחת.
הצגת אישור מעודכן היא קריטית לשמירה על תזרים מזומנים תקין. עסק שאינו מחזיק באישור כזה עלול למצוא את עצמו עם פגיעה קשה בנזילות, כאשר חלק ניכר מהכנסותיו "ננעל" אצל רשות המיסים עד להגשת הדו"ח השנתי.
המהפכה הדיגיטלית והמעבר לחתימה ירוקה
בעבר, המצאת אישורים אלו ללקוחות דרשה התעסקות עם ניירת ומשלוח פיזי. היום, תהליך זה הפך לדיגיטלי לחלוטין. עסקים רבים משלבים את האישורים הללו כחלק בלתי נפרד מסט המסמכים שנשלח בעת חתימה על חוזה. שימוש בטכנולוגיית חתימה דיגיטלית מאפשר לאשר מסמכי התקשרות הכוללים הצהרות על ניהול ספרים באופן מאובטח ומהיר.
כאשר חברה מטמיעה טופס מקוון לאיסוף נתוני ספקים, היא יכולה לדרוש את העלאת האישורים הללו באופן אוטומטי. זהו שילוב מנצח שחוסך זמן יקר למחלקת הנהלת החשבונות ומונע עיכובים מיותרים בתשלומים.