גרטנר: השימוש ברשתות חברתיות בקרב ארגונים וחברות נמצא במגמת עלייה, אך למרות זאת לרבים מהארגונים חסרים קווי מדיניות לגבי אופן השימוש במדיה זו.
על פי המחקר, עד שנת 2013, מחצית מכל הארגונים והחברות יתבקשו להציג חומרים מרשתות חברתיות לצורכי גילוי מסמכים אלקטרוניים (e-discovery) מטעמים משפטיים. לפיכך, טוענים בגרטנר, על ארגונים להתוות קווי אסטרטגיה עבור כל היישומים והמידע, ועליה לכלול תוכן שנוצר ברשתות החברתיות.
"תוכן רשתות חברתיות הוא כמו כל תוכן אחר שנוצר על ידי חברות ויחידים, והוא כפוף לאותם חוקים ומנהגים. על קובעי המדיניות לחוקק חוקים פשוטים להבנה, בכל הנוגע לדברים שמותר או אסור לעשות ברשתות חברתיות. כלל אצבע טוב הוא שכל אופן התנהגות שנכון למפגשים בינאישיים, וכל חוק שתופס לגבי התנהגות כללית טובה והגיונית, יהיה תקף גם בעולם המקוון", אומרת דברה לוגאן, סגן נשיא ואנליסטית בכירה בגרטנר.
לוגאן ציינה כי השדה המשפטי סביב המדיה החברתית עשוי בשלב זה טלאים טלאים, וכולל חוקים ותקנות חופפים, מתנגשים ואף סותרים, בנוסף על כללים המופצים על ידי גופי חקיקה ורגולציה לאומיים ובינלאומיים. מכיוון שאין ערבות לאבטחה אבסולוטית, האפשרות הבטוחה ביותר היא לכונן מדיניות עקבית וליישם אותה באופן עקבי.
למרות שקיימים מספר חוקים ורגולציות, כמו חוק ה-SEC 17a-4, אשר מכוונים לשווקים ורטיקליים מסויימים, הרי שעבור מרבית העסקים לא קיימים חוקים ברורים, ומוטל על כל ארגון להחליט כיצד להשתמש במדיה החברתית. גרטנר לא צופה שתהיה הכוונה ברורה מטעם בתי משפט או גופי רגולציה בעתיד הקרוב.
בתחום גילוי המסמכים האלקטרוניים אין כל הבדל בין מדיה חברתית ואלקטרונית למסמכים מודפסים. הביטוי שיש לזכור הוא ’האם זה קיים ובר גילוי’. המפתח להימנע או לגשר על בעיות משפטיות בעת השימוש במדיה החברתית למטרות עסקיות, הוא להקים מבעוד מועד מסגרת של מדיניות", מסבירה לוגאן.
לוגאן ציינה כי תכני שיתוף ומדיה חברתית עולים במסגרת בקשות רבות לגילוי מסמכים אלקטרוניים, ואמרה כי במקרים מסויימים יהיה נכון יותר לאסור על גישה למדיה החברתית במקום העבודה. ואמנם, גרטנר צופה כי עד סוף 2012, 50% מהחברות ינסו לחסום את גישת העובדים לפחות לחלק מאתרי הרשתות החברתיות. "אם, למשל, טכנולוגיה מסויימת מייצרת תכנים שאינם ניתנים ללכידה ארכיונית המחוייבת על פי חוק, הרי שעל הארגון לומר לעובדיו שלא לעשות שימוש בטכנולוגיה זו, גם לא באופן בלתי רשמי, וזה נכון בעיקר לגבי בנקאים, ברוקרים, רופאים ורו"ח", אומרת לוגאן.