בדקו את הנתונים הטכניים
לנתונים הטכניים של מכונת הקפה חשיבות גדולה, ובייחוד כאשר אנו מתעניינים ברכישת מכונת קפה למשרד, שכן נתונים אלה ישפיעו הן על הביצועים של המכונה והן על המהירות שבה היא מייצרת כוסות קפה. ראשית, בדקו את נפח מיכלי המים והחלב, שכן אלה משפיעים באופן ישיר על כמות כוסות הקפה שניתן להכין בבת אחת. שנית, שימו לב לסנן של המכונה, שכן הוא ישפיע מהותית על טעם הקפה ככל שתעשו שימוש רב יותר במכונה. בדקו אם מדובר בסנן קבוע או כזה שיש להחליפו באופן תדיר, וחשבו אם תחזוקה כזאת יכולה להתאים לכם. לבסוף, בדקו את כל האפשרויות שהמכונה מציעה וחשבו אם אתם באמת זקוקים לכל האופציות הללו, שכן לעיתים קרובות, כפתורים רבים מדיי עשויים לבלבל את המשתמש, עניין אשר גורם לשימוש במכונה להיתפס כ"מאיים" יותר.
קחו בחשבון את הגודל
כשהעניין נוגע למכונות קפה מקצועית – הגודל דווקא כן קובע. אם אתם מתהדרים במשרד גדול במיוחד, המכיל גם מטבח גדול עם לא מעט מקום פנוי – גודל המכונה פחות צריך להטריד אתכם, אך אם אתם יודעים שיש לכם כמות מצומצמת יחסית של חלל, רצוי לבחור במכונה קטנה יחסית, אשר לא "תשלט" על החדר ועל כל המקום הפנוי בו.
שימוש בעזרים
יש מכונות קפה שדורשות שימוש בעזרים מסוימים – וחשוב לקחת בחשבון שבמקום כמו משרד, אשר מתאפיין בתנועה ערה של אנשים ובשימוש תדיר במכונה, עזרים אלה עלולים להיהרס או ללכת לאיבוד. מסיבה זו, מומלץ לבחור במכונה המגיעה עם עזרים מובנים או כאלה שמחוברים אליה בדרך מסוימת.
תנו את הדעת על מראה המכונה
משרד הוא בית עסק שבדרך כלל מתאפיין גם בקבלת לקוחות, ומסיבה זו, עליו להיות ייצוגי ככל הניתן. על אף שמכונת קפה היא לא פריט דקורטיבי בהגדרתה, חשוב להבין כי היא בכל זאת תופסת נפח בחדר ותורמת באופן מסוים למראה שלו. מסיבה זו, רצוי לבחור במכונת קפה מקצועית שמתכתבת עם מראה החדר שבו אתם מתכננים להציב אותה, הן בצבעוניות והן בצורה שלה. ככל שהמכונה תתכתב עם מראה החדר ותהיה אסתטית יותר, כך היא גם תשדרג את מראה החדר כולו ותהפוך אותו למרשים יותר באופן כללי.