מהו תזרים מזומנים?
תזרים מזומנים הוא למעשה מראה של מצב העסק מבחינה פיננסית בכל רגע נתון. משמעות הדבר הוא שתזרים המזומנים כולל את ההכנסות הצפויות של העסק, את ההוצאות הצפויות ואת ההתחייבויות הכספיות הנוספות של העסק. הסך של כל הנתונים האלה משקף את מצבה הכספי האמתי של החברה בכל זמן נתון. כך, תזרים המזומנים מייצג את כמות הכסף המזומן והזמין שבעצם יש לעסק באותו הזמן. מבלי לדעת באמת מהו מצב המזומנים של העסק, לא ניתן לתפעל אותו בצורה נכונה וקשה מאוד לתכנן את הפעילות הפיננסית לטווח ארוך.
למה חשוב לבצע מעקב אחר התזרים?
כל עסק חייב לנהל תזרים מזומנים. ללא התזרים, מנהלי העסק לא יוכלו לדעת כיצד להתנהל בעתיד הקרוב והרחוק. המעקב אחר התזרים מאפשר לתכנן בצורה עתידית את פעילות העסק, על סמך ההוצאות וההכנסות הצפויות. בנוסף לכך, בקרה של תזרים המזומנים מקלה על דיווחים שונים שנדרשים לצורך קבלת הלוואות – דבר שכל עסק כמעט זקוק לו מפעם לפעם.
ניהול דו"ח תזרים מזומנים
חלק מהותי מכל דו"ח תזרים מזומנים יכלול ניהול הוצאות והכנסות של העסק. ניהול זה הוא הדרך היחידה בה ניתן לבנות אסטרטגיה עסקית לטווח בינוני וארוך, על סמך הביצועים הנוכחיים של העסק והצפי לעתיד. כדי שעסק יוכל לפעול בצורה טובה, חייב להיות לו תמיד סכום מסוים של כסף זמין בעו"ש. כסף זה, שנשאר בתוך המערכת, יכול לאפשר את הפעילות התקינה של החברה ללא תלות מתמדת בהלוואות חיצוניות. זהו עניין חשוב ביותר בתחום הניהול העסקי, ולמרבה הצער – לא כל בעל עסק מודע לכך. השמירה על כסף בחשבון מרחיבה את טווח האפשרויות העסקיות של החברה, וגם מאפשרת לה להישאר עצמאית מבחינה פיננסית.
כדי לבנות דו"ח תזרים מזומנים, כדאי לבצע תכנון לכמה חודשים קדימה. הדו"ח צריך לכלול את כל ההכנסות של העסק בהווה ובעתיד הקרוב, וכן את כל ההוצאות המתוכננות. ההוצאות צריכות לכלול החזרים של הלוואות, דמי שכירות, תשלומים לספקים וכל הוצאה אחרת. את ההכנסות וההוצאות יש לחלק לכאלה שהן וודאיות (כמו צ’קים שכבר התקבלו, למשל) וכאלה שהן צפויות אך לא בטוח שאכן תתממשנה. חשוב מאוד להכניס את כל ההכנסות וכל ההוצאות באופן מלא ועל פי תאריכים מדויקים ככל הניתן.
החלק החשוב ביותר בדו"ח הוא הסעיף שמראה כמה כסף יש בחשבון העו"ש של העסק. זהו בעצם לב ליבו של דו"ח תזרים המזומנים. בנייה של הדו"ח באופן הזה תוכל לייצר כלי בקרה ומעקב חשוב ומהותי מאין כמוהו.
כלים ממוחשבים לניהול תזרים המזומנים
ישנם לא מעט כלים ממוחשבים שמסייעים בביצוע ניהול התזרים. לתוך הכלים ניתן להזין את פרטי ההוצאות וההכנסות בצורה מסודרת, והמערכת הממוחשבת תייצר את הדו"ח. חשוב לזכור כי ללא שטף מזומנים, לא ניתן לקיים את הפעילות של העסק. אם אתם מעוניינים לייצר דו"ח תזרים בכוחות עצמכם, ולא על ידי שימוש בכלים אוטומטיים, ניתן פשוט לעשות זאת באמצעות קובץ אקסל פשוט למדי.