לעסק עצמאי יש הרבה יתרונות: הוא מאפשר לכם להיות אדונים לעצמכם, לעסוק בתחום שאתם אוהבים, ניתן לעצב ולאפיין אותו באיזה אופן שתרצו, ובנוסף אתם יכולים לבחור את האנשים שתעבדו לצדם. אולם, אחד הדברים שהופכים עסק עצמאי למורכב הוא הצורך להתעסק בצד הפיננסי של העניין. בין אם תשכרו את שירותיו של מנהל חשבונות ובין אם לאו, מוטב שתכירו מספר מושגי יסוד פיננסיים מכיוון שהם יהוו חלק מהותי מהעסק שלכם.
הנהלת חשבונות
הנהלת חשבונות הוא התחום אשר עוסק בתיעוד פעילותו הפיננסית של עסק על ידי רישום התנועות הכספיות והלא כספיות של העסק, כדוגמת: רכישות, מכירות, תשלומים, הכנסות וקבלות. מנהל החשבונות הוא האדם אשר מבצע את הנהלת החשבונות בעסק, לעתים בסיועה של תוכנת הנהלת חשבונות.
הוצאה מוכרת
הוצאה מוכרת היא הוצאה כספית שנעשתה במסגרת פעילות של העסק, והיא מנוכה מההכנסות שלו בעת חישוב המס של העסק. כך למשל, ארוחת צהריים של בעל העסק עם לקוח פוטנציאלי יכולה להיחשב כהוצאה מוכרת.
רכוש קבוע
רכוש קבוע של עסק הוא רכוש שמוחזק על ידי העסק לצורך שימוש בייצור, השכרה לאחרים, הספקת שירות, הספקת סחורות, או לצרכים מנהליים, והוא צפוי לשמש את העסק יותר מתקופה אחת. דוגמא לרכוש קבוע: רכב שמשמש את מנהל החברה.
קריטריונים לרישום חשבונאי
על מנת שפעולה תירשם כפעולה חשבונאית, עליה לעמוד במספר קריטריונים:
- הפעולה בוצעה.
- הפעולה היא חלק מהפעילות העסקית השוטפת של העסק.
- לפעולה יש היבט מספרי-כספי.
- הפעולה מתועדת.
ניכוי מס במקור
ניכוי מס במקור הוא הפעולה בה המשלם מנכה מס הכנסה מהתשלום למוטב ומעביר את הסכום שנוכה לרשויות המס. מס הכנסה קובע את אחוז המס אשר מנוכה מהחשבונית ומועבר אל מס הכנסה.
דו"ח תקופתי, דו"ח מע"מ ומקדמות מס הכנסה
דו"ח תקופתי הוא דו"ח שמוציא העסק כמה פעמים בשנהובו מפורטות ההוצאות וההכנסות לתקופה זו, על מנת שיהיה ניתן לקזז את התשלומים למע"מ ומס הכנסה. דו"ח מע"מ גם הוא דו"ח שעל העסק להוציא באופן תקופתי, והוא מתייחס לתשלום שהלקוח הסופי משלם למדינה. המע"מ לעסק מחושב באמצעות הפחתת המע"מ ששילם העסק (חשבוניות שהוציא ללקוחות) מהמע"מ שקיבל העסק (חשבוניות שקיבל מעסקים). מקדמות מס הכנסה הן האחוז ממס הכנסה שעל בעל העסק לשלם במועדים מסוימים לאורך השנה, והן נקבעות על ידי רשות מסים בהתבסס על המחזור מהשנה הקודמת או המחזור הצפוי.
חברה בע"מ, עוסק מורשה, עוסק פטור ושותפות
כאשר פותחים עסק יש להחליט מה תהיה צורת ההתאגדות העסקית שלו –עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ או שותפות. מה שמבדיל בין עוסק פטור לעוסק מורשה הוא המחזור השנתי. עוסק פטור הוא עוסק עצמאי שהמחזור השנתי שלו אינו עולה על 79,482 ש"ח, ולכן הוא פטור מתשלומי מע"מ.
עוסק מורשה נדרש לשלם מע"מ ובנוסף, הוא נחשב לחלק מהעסק - אם יש לעסק חובות, ניתן לעקל את רכושו האישי.
בחברה בע"מ רכושם של בעלי העסק מוגן מבחינה משפטית, וניתן להקטין את שיעור המסים אם הרווחים גדולים, אך צריך לשלם אגרה למדינה. בשותפות, שני צדדים או יותר חולקים בעלות על חברה ואת החובות והזכויות הנלוות לכך. אין חובה לרשום שותפות, וניתן לקיימה רק על פי הסכם שנכתב ונחתם בין הצדדים. שותפות היא אינה ישות משפטית נפרדת כמו חברה, למשל.
חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס/קבלה
ישנם כמה סוגים של מסמכים פיננסיים הקשורים לתשלומים שהעסק מקבל או מנפיק. קבלה היא מסמך המאשר קבלת תשלום והיא יוצאת מיד עם קבלת התשלום. חשבונית מס היא דרישת תשלום בעבור שירות או מוצר שטרם התקבל תשלום עבורם. בעוד שהקבלה אינה כוללת מע"מ (ולכן נעשה בה שימוש על ידי עוסקים פטורים בלבד), החשבונית כוללת מע"מ. חשבונית מס/קבלה היא שילוב של השתיים, ומציינת תשלום כולל מע"מ שנתקבל במעמד ביצוע העסקה. חשבונית עסקה היא חשבונית שמטרתה להוכיח לרשויות המס כי התקיימה עסקה. עוסק פטור יכולה להציגה ללקוח כדרישת תשלום (מאחר שאינו יכול להוציא חשבוניות מס).
דו"ח שנתי
דו"ח שנתי הוא דו"ח המפרט את הכנסות והוצאות העסק בשנת המס החולפת, וכל עסק מחויב למלא דו"ח שנתי ולהעבירו למס הכנסה מדי שנה. על בסיס הדו"ח השנתי נקבע המס שעל העסק לשלם.
תוכנת הנהלת חשבונות
עסקים עצמאיים קטנים לא תמיד מעוניינים להעסיק מנהל חשבונות שינהל את הצד הפיננסי של העסק, לאור העלויות הכרוכות בכך; מאידך, הם לא תמיד מבינים מספיק בתחום על מנת לבצע הנהלת החשבונות בעצמם. תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת לנהל את חשבונות העסק באופן פשוט יחסית, וניתן באמצעותה להפיק את כל המסמכים העסקיים. לעתים גם עסקים גדולים יותר, שיש להם מנהל חשבונות, יעשו שימוש בשירותי תוכנת הנהלת חשבונות כדי להקל על העבודה.