בינת מערכות תוכנה, מקבוצת רד בינת, הקימה לאחרונה פורטל ארגוני לניהול מסמכים בחברת גלעם, הפועלת על תשתית SharePoint 2013 מבית מיקרוסופט ושילבה בו את מערכת Harmon.IE לניהול מסמכים
גלעם הינה החברה המובילה והוותיקה בישראל לייצור פרוקטוזה, גלוקוזה ועמילנים, ידועה כספקית המובילה באירופה של פרוקטוזה ושחקנית מובילה במתן פתרונות המתקה לתעשיית המזון בישראל ובעולם.
הפרוייקט כלל הסבה מורכבת של מערכת ניהול מסמכים קיימת בשם Meridio מבית HP, שכללה כמיליון וחצי מסמכים יחד עם Meta Data ומשרתת כ-200 משתמשים, למערכת SharePoint 2013 של מיקרוסופט, עליה הותקנה מערכת Harmon.ie. הפרוייקט ארך כשמונה חודשים, והסתכם בכרבע מיליון שקלים.
המערכת כוללת פורומים, בלוגים, יומנים משותפים, מערכת Wiki, מערכת "שתפו אחרים" לשיתוף מידע בין העובדים בחברה, חיפוש מתקדם מבוסס מנוע החיפוש Fast על תכני המערכת ועוד.
כחלק מהטמעת מערכת ניהול המסמכים בצורה יעילה בין עובדי הארגון שולבה מערכת Harmon.ie המאפשרת ליצור סביבת עבודה משותפת תוך קישור פריטים מ-Outlook ל- SharePoint, באופן המפשט את תהליכי העבודה בארגון. משתמשי המערכת יכולים לעבוד יחדיו על מסמכים ופריטים אחרים ישירות מהאאוטלוק הארגוני, לעקוב אחר שינויים המתבצעים במסמכים ברחבי הארגון, ולשתף את התוצר עם עובדים נוספים. בינת מערכות תוכנה היא משווקת מורשת של Harmon.ie בישראל.
נורית כהן, CIO, גלעם: "כחלק מתהליך של מינוף והעצמה ארגונית, החלטנו ליישם בגלעם פורטל ארגוני ומערכת חדשה לניהול מסמכים כולל הסבת הנתונים הקיימים. הפורטל מהווה במה לתקשורת ושיתוף באמצעות ערוצים מגוונים, ומערכת ניהול המסמכים מסייעת לנו בתיעוד, ניהול ושיתוף ידע ולמידה ארגונית.
אנו מחזיקים בידינו ידע מקצועי עצום ומטרתנו, בעזרת המערכת, היא להציף ולאפשר ניתוח של ידע זה על מנת שנוכל למקסם את הרווח של הארגון. Share Point מאפשרת אינטגרציה, סינרגיה, ודחיפה בדרך להשגת היעדים העסקיים".
יובל מרקוביץ, מנהל הפרויקט מטעם בינת מערכות תוכנה: "מדובר בפרויקט מאתגר בהיקפו ומורכבותו, אשר כלל בניית פורטל ארגוני ומיגרציה. בפרויקט נדרשנו להחליף מערכת ניהול מסמכים ותיקה מאוד, המהווה מערכת קריטית בארגון, והבאנו לידי ביטוי את יכולות SharePoint 2013 בהתאמה מקסימלית לצרכי הלקוח - כמעט ללא פיתוח - תוך העצמת יכולות מנוע החיפוש fast לטובת איתור מהיר ואיכותי של מסמכים שיובאו במסגרת המיגרציה, ומסמכים חדשים במערכת. השילוב עם harmon.ie אפשר לנו להציג למשתמשי המערכת את ה – SharePoint ב- – outlook ובכך לצמצם משמעותית את משך ההטמעה, ולאפשר מעבר קל וכמעט שקוף בין המערכות."